Este documento constituye la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Notaría 67 del Círculo de Bogotá D.C., elaborada en cumplimiento del artículo 13 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015. Su vigencia es indefinida a partir de la fecha indicada.
Identificación del responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de datos personales es la Notaría 67 del Círculo Notarial de Bogotá D.C., entidad de naturaleza pública que ejerce la función notarial por delegación del Estado colombiano, a cargo del Notario Alain Duport Jaramillo.
Datos personales objeto de tratamiento
De conformidad con el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, la Notaría 67 trata las siguientes categorías de datos:
| Categoría | Datos específicos | Finalidad principal |
|---|---|---|
| Identificación | Nombres, apellidos, número de cédula, pasaporte o NIT | Identificación de las partes en el trámite notarial |
| Contacto | Correo electrónico, teléfono, celular, dirección | Comunicaciones y notificaciones del trámite |
| Patrimonio | Datos de bienes inmuebles, valores de contratos (cuando aplique) | Liquidación de derechos notariales y formalización |
| Familia y estado civil | Estado civil, datos de menores, vínculos familiares | Trámites de registro civil, permisos y sucesiones |
| Datos sensibles | Datos biométricos (huella dactilar) para firma electrónica | Verificación de identidad en la firma de documentos |
| Navegación | Cookies de sesión, preferencias del sitio web | Funcionamiento técnico del portal digital |
Finalidades del tratamiento
Los datos personales recopilados por la Notaría 67 se tratarán para las siguientes finalidades específicas:
- Función notarial: Formalización de escrituras públicas, autenticaciones, declaraciones extrajuicio, registros civiles y demás actos notariales autorizados por la ley.
- Gestión de citas: Agendamiento, confirmación, modificación y cancelación de citas presenciales, virtuales y a domicilio.
- Oficina Virtual: Recepción, gestión y seguimiento de solicitudes de trámites a través de los canales digitales de la Notaría.
- Facturación y pagos: Liquidación de derechos notariales, procesamiento de pagos en línea y emisión de comprobantes.
- Comunicaciones: Envío de confirmaciones, recordatorios, notificaciones de estado y comunicaciones relacionadas con el trámite.
- Obligaciones legales: Reportes a la Superintendencia de Notariado y Registro (SNR), atención de requerimientos de autoridades judiciales y administrativas.
- Archivo notarial: Conservación del protocolo notarial conforme a la normativa de archivos públicos colombiana (Ley 594 de 2000).
- Mejora del servicio: Análisis estadístico agregado y anónimo para la mejora de los servicios digitales. No se usarán los datos para perfilamiento publicitario.
Fundamento legal del tratamiento
El tratamiento se realiza con base en alguna de las siguientes causas habilitantes del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012:
Autorización libre, expresa e informada del titular para los datos solicitados en formularios digitales.
Ejecución del contrato de prestación del servicio notarial solicitado por el titular.
Cumplimiento del Decreto-Ley 960 de 1970 y demás normas que regulan la función notarial en Colombia.
Garantizar la seguridad jurídica de los actos notariales y proteger los derechos de las partes involucradas.
Conservación del protocolo notarial de conformidad con la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos).
Salvaguarda de intereses vitales del titular cuando el trámite lo requiera (menores de edad, etc.).
Derechos del titular — Derechos ARCO
De acuerdo con los artículos 8 y 22 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos tiene los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales que reposan en las bases de datos de la Notaría.
Corregir datos inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Solicitar la supresión de sus datos cuando el tratamiento no cumpla los principios de la ley o haya finalizado su propósito.
Oponerse al tratamiento de sus datos en los casos legalmente procedentes, especialmente para fines de mercadeo.
Solicitar la limitación del tratamiento mientras se resuelve una solicitud de rectificación o supresión.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) si considera que se han vulnerado sus derechos.
Procedimiento para ejercer sus derechos
Para ejercer sus derechos, el titular o su representante legal debe enviar una solicitud escrita que contenga:
- Nombre completo e identificación del titular.
- Descripción precisa de los datos objeto de la solicitud y el derecho que desea ejercer.
- Documentos que soporten la solicitud (copia de la cédula y, si aplica, poder de representación).
- Dirección de contacto para enviar la respuesta (física o electrónica).
Envíe su solicitud a: hola@notaria67.co
Radique su solicitud en nuestra sede: Avenida Calle 72 No. 81A-64, Bogotá D.C.
Consultas: 10 días hábiles. Reclamaciones: 15 días hábiles (prorrogables 8 días con notificación previa).
Transferencia y transmisión de datos
La Notaría 67 no vende ni cede datos personales a terceros con fines comerciales. Los datos pueden ser transferidos o transmitidos a:
- Superintendencia de Notariado y Registro (SNR): en cumplimiento de las obligaciones de supervisión y reporte de la función notarial.
- Oficina de Registro de Instrumentos Públicos (ORIP): para la inscripción de actos notariales en el registro de la propiedad inmueble.
- Registro Nacional del Estado Civil (RNEC): para la inscripción de actos de registro civil.
- Pasarela MercadoPago: datos mínimos necesarios para el procesamiento de pagos en línea, con cifrado y protocolos de seguridad PCI-DSS.
- Proveedores tecnológicos: empresas que prestan servicios de infraestructura digital (hosting, correo), vinculadas mediante acuerdo de tratamiento de datos y confidencialidad.
- Autoridades judiciales y administrativas: cuando sea exigido por orden judicial, ley o requerimiento de autoridad competente.
Vigencia del tratamiento y conservación
Esta política tiene vigencia indefinida desde su publicación. Los datos se conservarán durante los siguientes plazos:
- Protocolo notarial: Conservación permanente conforme al artículo 54 del Decreto-Ley 960 de 1970 y la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos).
- Datos de registro civil: Conservación permanente como parte del registro público del estado civil colombiano.
- Datos de solicitudes y citas digitales: Durante la vigencia del trámite y mínimo 5 años posteriores a su finalización, salvo disposición legal específica.
- Datos de contacto: Mientras dure la relación de servicio. Se suprimirán a petición del titular cuando no exista obligación legal de conservación.
- Documentos cargados en la plataforma: El tiempo necesario para la gestión del trámite. Los documentos se eliminan de manera segura una vez cumplida su finalidad y el plazo de conservación.
Mecanismos de obtención de la autorización
La Notaría 67 obtiene la autorización del titular de manera previa, expresa e informada a través de los siguientes mecanismos:
- Formularios digitales: Casilla de consentimiento informado en los formularios de solicitud de trámite, agendamiento de citas y oficina virtual.
- Documentos físicos: Cláusula de autorización incluida en los formatos de solicitud de trámites presenciales, conforme al Decreto 1074 de 2015.
- Canal telefónico: Cuando se reciben datos por vía telefónica, el asesor informa sobre el tratamiento y solicita la autorización verbal, debidamente registrada.
Medidas de seguridad de la información
La Notaría 67 implementa medidas técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, alteración o divulgación indebida:
Cifrado SSL/TLS, control de acceso por roles, autenticación de doble factor para el sistema notarial, copias de seguridad cifradas.
Capacitación periódica del personal, acuerdos de confidencialidad, políticas internas de seguridad de la información.
Control de acceso a instalaciones, custodia segura del protocolo notarial físico, archivo con acceso restringido.
Modificaciones a esta política
La Notaría 67 se reserva el derecho de actualizar esta política en cualquier momento para adaptarla a cambios legislativos, jurisprudenciales o en los servicios prestados. Los cambios se notificarán mediante:
- Publicación en esta página con indicación de la nueva fecha de vigencia.
- Correo electrónico a los titulares registrados, cuando los cambios sean sustanciales.
- Aviso en la página principal del sitio web durante mínimo 30 días cuando haya cambios relevantes.
El uso continuado de los servicios de la Notaría después de la publicación de cambios sustanciales implica la aceptación de la política actualizada, salvo que el titular manifieste su oposición expresa.
Ejerza sus derechos sobre sus datos
Para consultas, solicitudes ARCO o reclamaciones sobre el tratamiento de sus datos personales, contáctenos directamente.